Zu Unrecht gezahlte Beiträge werden erstattet

Für wen gilt das?

Das kann vorkommen: Es müssen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung oder zur Arbeitslosenversicherung erstattet werden. Erstattungsberechtigt sind diejenigen, die die Beiträge auch zu Unrecht gezahlt haben. In der Regel sind das Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Zu viel gezahlte Beiträge können unter bestimmten Voraussetzungen vom Arbeitgeber verrechnet werden. Dann muss aber sichergestellt sein, dass auch der Arbeitnehmer seinen Anteil zurück erhält.

Für die Erstattung der Beiträge sind die Träger der jeweiligen Sozialversicherung zuständig. Meist übernehmen aber die Krankenkassen diese Aufgabe für den Rentenversicherungsträger (Rentenversicherungsbeiträge) und für die Agentur für Arbeit (Beiträge für die Arbeitslosenversicherung).

Vor einer Erstattung wird geprüft, ob die zu Unrecht gezahlten Beiträge im Zusammenhang mit einer Leistungsgewährung stehen.

  • Wurde eine Leistung gewährt, weil irrtümlich Versicherungspflicht angenommen wurde?
  • Wurden zu hohe Beiträge gezahlt und somit auch zu hohe Leistungen (Krankengeld, Übergangsgeld) gewährt?

In diesen Fällen ist eine Erstattung nicht möglich.

Fristen für die Verrechnung zu viel gezahlter Beiträge durch den Arbeitgeber

  • Eine Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe ist unter anderem nur zulässig, wenn der Beginn der irrtümlichen Beitragszahlung nicht länger als 6 Kalendermonate zurück liegt.
  • Bei einer Verrechnung von Teilbeiträgen beträgt die Frist 24 Kalendermonate. Hier ist darauf zu achten, dass keine Geldleistungen gewährt wurden.
  • Eine Verrechnung ist nicht zulässig, wenn für den Erstattungszeitraum - oder auch nur für Teile des Erstattungszeitraumes - eine Betriebsprüfung stattgefunden hat. Gleiches gilt, wenn Zinsen nach § 27 Absatz 1 SGB IV geltend gemacht werden.

Wurde bereits eine Meldung zur Sozialversicherung abgegeben, ist diese zu stornieren und ggf. neu zu erstatten.

Erstattung von Beiträgen bei Arbeitnehmern mit mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungen

Das ist gar nicht so selten: Arbeitnehmer haben gleichzeitig mehrere Jobs, die alle sozialversicherungspflichtig sind. In der Sozialversicherung werden sie als "Mehrfachbeschäftigte" bezeichnet. Wenn diese Arbeitnehmer eine der Beitragsbemessungsgrenzen überschreiten, prüft die Krankenkasse, ob Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu Unrecht Beiträge entrichtet haben. Das wird aus den Entgeltmeldungen der verschiedenen Arbeitgebern ersichtlich.

Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze

Arbeitsentgelte und Beitragsbemessungsgrenze

Arbeitgeber von Mehrfachbeschäftigten, deren Arbeitsentgelte insgesamt die Beitragsbemessungsgrenze übersteigen, sollen keine Beiträge von Einnahmen oberhalb der maßgeblichen Beitragsbemessungsgrenze erheben. Deshalb teilt die Krankenkasse den jeweiligen Arbeitgebern für diese Arbeitnehmer das monatliche Gesamtarbeitsentgelt je Sozialversicherungszweig mit. Das ermöglicht den Arbeitgebern, die Beiträge zur Sozialversicherung zu berechnen und ggf. nachträglich zu berichtigen. Bei der Berechnung ist das Verhältnis der Höhe der Arbeitsentgelte zueinander unter Beachtung der maßgebenden Beitragsbemessungsgrenze entscheidend.

Info an den Arbeitgeber bei Überschreitung

Liegen alle erforderlichen Entgeltmeldungen für einen mehrfach beschäftigten Arbeitnehmer vor, erhalten die Arbeitgeber zu jeder abgegebenen Monatsmeldung von der Krankenkasse eine Information, ob die Beitragsbemessungsgrenze für die drei Sozialversicherungszweige überschritten wurde. Und zwar für den Zeitraum der Mehrfachbeschäftigung des Arbeitnehmers.

Sofern die Beitragsbemessungsgrenze eines Versicherungszweiges überschritten wurde, erhalten die beteiligten Arbeitgeber zusätzlich das monatliche Gesamtentgelt je Sozialversicherungszweig für jeden einzelnen Abrechnungsmonat.


Die Meldung der Krankenkasse macht es dem jeweiligen Arbeitgeber möglich,

  • den auf ihn entfallenden beitragspflichtigen Anteil des Arbeitsentgelts festzustellen,
  • hiervon Gesamtsozialversicherungsbeiträge und Umlagen zu berechnen und
  • gegebenenfalls die für die entsprechenden Zeiträume bereits gezahlten Gesamtsozialversicherungsbeiträge und Umlagen nachträglich zu korrigieren bzw. zu erstatten.

Die korrekte Entgeltmeldung

Der Arbeitgeber muss:

  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt korrekt in die Entgeltunterlagen aufnehmen,
  • bereits abgegebene Entgeltmeldungen überprüfen und ggf. korrigieren bzw. stornieren.

Eine korrekte Entgeltmeldung gehört zu den Pflichten des Arbeitgebers.

Krankheit oder Mutterschaft: Gutschriften aus dem Ausgleichsverfahren

Das sollten Sie wissen: Gutschriften aus dem Ausgleichsverfahren für Arbeitgeber führen vorrangig zur Tilgung fälliger Beitragsforderungen. Wir berücksichtigen die Gutschrift aus dem Ausgleichsverfahren mit dem Tag, an dem wir Ihren Erstattungsantrag bewilligen.

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