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Da­ten­schut­z­er­klä­rung

Datenschutzerklärung

Nachfolgend erhalten Sie Informationen zum Datenschutz entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in folgendem Bereich:

Fachstelle für Fördermittel des Bundes Fachbereich Europäischer Sozialfonds (ESF)

1. Wie lautet die Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit?

Die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen des Antragsverfahrens und bei der Prüfung der Verwendung der bewilligten Mittel.

2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

Pieperstraße 14-28
44789 Bochum

Tel. 0234 304 - 0
Fax 0234 304 - 66050
E-Mail an zentrale@kbs.de

3. An wen können Sie sich in Datenschutzfragen wenden?

Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

Datenschutzbeauftragter

44781 Bochum

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und aus welcher Quelle stammen sie?

a) Antragsverfahren:

Die Gewährung von Zuwendungen ist antragsbezogen und bedarf der Mitwirkung des Antragstellers, unter anderem durch Bereitstellung von personenbezogenen Daten. Es handelt sich dabei um Angaben zum/zur Unterzeichner/in bzw. zu Ansprechpartner/innen für das Projekt und ggf. um Angaben zu künftigen Projektmitarbeitern/Honorarkräften.

b) Prüfung der Verwendung der bewilligten Mittel:

Im Rahmen von vertieften oder anlassbezogenen Prüfungen werden Belege und zahlungsbegründende Unterlagen (wie z.B. Qualifikationsnachweise, Arbeitsverträge, Lohnjournale bzw. Lohnkonto− Gehaltsabrechnungen, Zahlungsnachweise an Arbeitnehmer/in, Nachweis über die Lohnsteueranmeldung, Nachweis über die Anmeldung zur Sozialversicherung, Rechnungen) angefordert und/oder vor Ort eingesehen.

Folgende personenbezogene Daten sind für die Prüfung nicht erforderlich und können daher geschwärzt werden: Privatadresse, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Schwerbehinderung, Familienstand, Steueridentifikationsnummer, Eingetragene Frei- und Hinzurechnungsbeträge, Konfession, Kinderfreibeträge, Steuerklasse, Anspruch Urlaubstage Vorjahr, genommene Urlaubstage Vorjahr, Resturlaubstage Vorjahr, Resturlaubstage lfd. Jahr, Resturlaubstage gesamt (Vorjahr + lfd. Jahr).

 

5. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

a) Verarbeitungszweck

Die Daten für die Antragsbearbeitung bzw. Bewilligung der Zuwendung sind erforderlich, um die Voraussetzungen für die Förderfähigkeit beurteilen zu können. Darüber hinaus muss die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See anhand von eingereichten Anträgen auf Ausgabenerstattung (Ausgabenerklärungen) prüfen, ob die bewilligten Mittel zweckentsprechend verwendet wurden bzw. werden.

 

b) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholt, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dient im Einzelfall auch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See personenbezogene Daten zur Wahrnehmung ihrer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt verarbeitet, stützt sich die Verarbeitung dieser Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und § 3 BDSG i. V. m. der entsprechenden gesetzlichen Aufgabennorm.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht darüber hinaus auf

Verordnung (EU) 1303/2013 (ESF-VO) und Verordnung (EU) 223/2014 (EHAP-VO) jeweils als rechtliche Grundlage der Förderprogramme.

 

6. Wer erhält Ihre Daten bzw. an wen werden diese übermittelt?

Empfänger der personenbezogenen Daten ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Dies gilt jedoch nur für Programme, die von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See umgesetzt werden. Soweit Ministerien oder andere Expertengruppen in das Verfahren (z.B. im Falle vorgeschalteter Interessenbekundungsverfahren oder zur Begutachtung Ihrer Sachberichte) eingebunden sind, sind auch diese Empfänger der personenbezogenen Daten. Neben der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See sind auch der Bundesrechnungshof und ihm unterstellte Prüfungsämter (§§ 91, 100 BHO), der Europäische Rechnungshof (287 AEUV), die EU-Kommission (Art. 75 Abs. 2 Allg. VO bzw. Art. 36 Abs. 2 EHAP-VO), die Verwaltungsbehörde (Art. 125 Allg. VO, Art. 32 EHAP-VO), die Bescheinigungsbehörde (Art. 126 Allg. VO, Art. 33 EHAP-VO), die Prüfbehörde (Art. 127 Allg. VO 1 i.V. m. Art. 27 und 28 VO (EU) 480/2014, Art. 34 EHAP-VO) und die Bescheinigungsstelle und Prüfstelle des Bundesverwaltungsamtes  berechtigt, die Verwendung der Zuwendung  zu prüfen. Zu diesem Zweck ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See verpflichtet, alle Unterlagen, die für die Prüfung benötigt werden, bereitzustellen bzw. zu übermitteln. Soweit erforderlich werden im Zuge dessen diesen Instanzen ggf. auch personenbezogene Daten von Projektpersonal übermittelt.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.

 

7. Werden Ihre Daten an ein Drittland ggf. außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO übermittelt?

nein

 

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder folgende Aufbewahrungsfrist/en eine weitere Speicherung verlangen.

Die Daten müssen bis zum Abschluss der Förderperiode zuzüglich des von der EU-Kommission beanspruchten Prüfungszeitraums aufbewahrt werden (Art. 141 i. V. m. Art. 137 ff. Allg. VO bzw. Art. 52 i. V. m. Art. 48 ff. EHAP-VO). Daneben kommen die nationale Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) - VV-ZBR BHO – und die darin enthaltenen Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestBHKR) zur Anwendung. Unter Einbeziehung aller genannten Vorschriften werden die zahlungsbegründenden Unterlagen (einschließlich der entsprechenden personenbezogenen Daten) voraussichtlich bis zum 31.12.2026 aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Akten vernichtet bzw. die Daten gelöscht.

 

9. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen nachfolgende Rechte zur Verfügung. Diese können Sie beim unter 2. aufgeführten datenschutzrechtlich Verantwortlichen geltend machen.

a) Recht auf Auskunft – Art. 15 DSGVO

Mit dem Recht auf Auskunft erhält die von einer Datenverarbeitung betroffene Person eine umfassende Einsicht in die sie angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien, wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

b) Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO

Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, unrichtige sie angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

c) Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO

Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen.

Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, eine weitere Verarbeitung der sie angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch die betroffene Person ein

e) Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, die sie angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen.

Dieses Recht steht dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient. 

f)  Recht auf Widerspruch - Art. 21 DSGVO

Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für eine betroffene Person, aus Gründen die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, solchen weiteren Verarbeitungen ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder berechtigter öffentlicher sowie privater Interessen erfolgen. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

g) Recht auf Beschwerde – Art. 77 DSGVO

Als betroffene Person haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten etwa gegen die DSGVO verstößt.

Hinweis: Die für die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde können Sie wie folgt erreichen:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Graurheindorfer Straße 153

53117 Bonn

Telefon: 0228 997799 0

Telefax: 0228 997799 5550

E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

h) Recht auf Widerruf der Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch diese nicht berührt.

 

10.Notwendigkeit der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See - hier im Aufgabenbereich

Zuwendungen im Bereich des Europäischen Sozialfonds (ESF) und im Bereich des Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen in Deutschland (EHAP)  - steht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben. Für die Erfüllung dieser Aufgaben ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Dementsprechend sind Sie verpflichtet, diese bereitzustellen. Denn im Falle der Nichtbereitstellung könnte Ihr Antrag / Ihr Anliegen hier nicht bearbeitet werden.

 

11.Werden Entscheidungen automatisiert getroffen? – Art. 13 Abs. 2 f DSGVO

nein