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Allgemeines

Ort der Betriebsprüfung

Grundsätzlich findet die Prüfung nach den §§ 28p SGB IV Sozialgesetzbuch - Viertes Buch - (SGB IV), 166 SGB VII, 35 Künstlersozialversicherungsgesetz beim Arbeitgeber statt.

Gegebenenfalls erstreckt sich die Prüfung auch auf steuerberatende Stellen, Rechenzentren und vergleichbare Einrichtungen, die Löhne und Gehälter im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person abrechnen und Meldungen erstatten oder durch Dritte erstatten lassen.

Die Auskunfts- und Vorlagepflichten treffen diese Institutionen genauso wie einen Arbeitgeber (§ 98 SGB X, § 12 Beitragsverfahrensverordnung - BVV -).

Prüfankündigung und -intervalle

Eine Betriebsprüfung ist grundsätzlich anzukündigen. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch im Regelfall spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von diesen Terminen abgewichen werden.

In besonderen Fällen bedarf es keiner Ankündigung. Die Form der Ankündigung ist nicht vorgeschrieben.

Nach § 28p SGB IV ist die Betriebsprüfung mindestens alle vier Jahre durchzuführen. Durch diese festgelegte Frist wird sichergestellt, dass keine Beitragsansprüche verjähren (§ 25 SGB IV).

Auskunfts- und Vorlagepflichten

Nach den §§ 28f SGB IV, 165 SGB VII hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen zu führen.

Der Inhalt dieser Entgeltunterlagen wird in § 8 BVV bestimmt. Die Beitragsverfahrensverordnung >>  haben wir für Sie zum Download bereit gestellt.

Zudem wurden mit Einführung des § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz ab 1. Januar 2015 Aufzeichnungspflichten über die tägliche Arbeitszeiten für Arbeitgeber geschaffen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 SGB IV oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigten.

Die Entgeltkonten und -unterlagen müssen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Deshalb ist in § 10 BVV vorgeschrieben, dass die Angaben vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet dokumentiert sind.

Bei Entgeltabrechnungen, die mittels EDV-Anlagen erstellt werden, ist die Mitwirkungspflicht seitens des Arbeitgebers von besonderer Bedeutung. Der Arbeitgeber muss bei der Prüfung von EDV-Programmen durch Testaufgaben die erforderlichen Arbeiten durchführen und das Testergebnis dem Prüfer übergeben. Ferner muss der Arbeitgeber lesbare Reproduktionen der Lohnunterlagen zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus ist der Betriebsprüfer berechtigt, den gesamten Bereich des Rechnungswesens einzusehen. Zum Rechnungswesen gehört die gesamte Buchhaltung eines Betriebs einschließlich aller Vor- und Nebenaufzeichnungen.

Außerdem sind die Prüfberichte der Finanzverwaltung, das sind insbesondere die Lohnsteuerhaftungs- bzw. Lohnsteuernachforderungsbescheide, durch den Betriebsprüfer einzusehen und versicherungs- und beitragsrechtlich auszuwerten.

Wegen der Beitragsentrichtung hat der Arbeitgeber über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind (§ 98 SGB X). Auskünfte auf Fragen, deren Beantwortung den Arbeitgeber selbst oder eine ihm nahestehende Person (vgl. § 383 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 Zivilprozessordnung) in Gefahr bringen würde, wegen einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit verfolgt zu werden, können verweigert werden.

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung - euBP

Die euBP ist ein Serviceangebot der Rentenversicherungsträger für die Durchführung einer Betriebsprüfung. Im Rahmen des Verfahrens euBP haben Arbeitgeber und Steuerberater die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten direkt aus dem Entgeltabrechnungs- und Buchhaltungssystem elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger
zu übermitteln.

Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit diesen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern.

Die Nutzung des Verfahrens ist freiwillig. Inhaltlich ändert sich an der Betriebsprüfung für Sie nichts.

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Teilnahme notwendig?

Das verwendete Abrechnungsprogramm muss das Modul euBP beinhalten. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt dann in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren.

Eine Annahme von Datenträgern ist nicht möglich.

In der Regel hat Ihr Softwareanbieter eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem
Abrechnungsprogramm vorgesehen.

Sprechen Sie unseren Betriebsprüfer bei einer Prüfankündigung an und stimmen Sie mit ihm gemeinsam die Möglichkeiten einer euBP ab.

Rechte und Pflichten Sonstiger

Die Auskunftspflicht der Arbeitnehmer hinsichtlich der Art und Dauer ihrer Beschäftigung, der Arbeitsentgelte, der Arbeitgeber und die für die Beitragserhebung sowie das Meldewesen notwendigen Tatsachen ist in § 28o SGB IV geregelt.

Die Auskunfts- und Vorlagepflichten sowie das Auskunftsverweigerungsrecht nach § 98 SGB X gelten auch für Personen, die nicht Arbeitgeber sind, aber dennoch Beiträge zu entrichten haben. Dies sind insbesondere:

  • Entleiher und
  • Versicherte, die ihre Beiträge selbst zu zahlen haben.

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