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Informationen für ausländische Unternehmen

Arbeitnehmer, die in Deutschland beschäftigt sind, unterliegen dem deutschen Sozialversicherungsrecht. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber seinen Sitz im Ausland hat und in Deutschland keine Niederlassung betreibt.

Ausnahmen von diesem Grundsatz gelten, wenn

  • ein Arbeitnehmer von einem ausländischen Unternehmen nach Deutschland entsandt wurde oder
  • für den Arbeitnehmer eine Ausnahmevereinbarung über die Fortgeltung von ausländischen Rechtsvorschriften erteilt wurde.

Gelten die deutschen Rechtsvorschriften, hat der ausländische Arbeitgeber seinen Pflichten so nachzukommen, als hätte er seinen Sitz in Deutschland, d. h. ihn treffen die gleichen Arbeitgeberpflichten wie einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber. Er ist verpflichtet, den Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden, Meldungen und Beitragsnachweise einzureichen sowie den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu zahlen. Im europäischen Raum wird diese Pflicht durch Artikel 21 Absatz 1 VO (EG)987/09 geregelt.

Nachfolgend möchten wir Ihnen einige Informationen zum deutschen Melde- und Beitragsverfahren an die Hand geben:


Anmeldung eines Arbeitnehmers

Schritt 1 - Betriebsnummer

Arbeitgeber, die einen Arbeitnehmer beschäftigen, benötigen für die Anmeldung zur Sozialversicherung und die Beitragszahlung eine Betriebsnummer. Die Betriebsnummer wird auf Antrag vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken vergeben.


Bundesagentur für Arbeit
Betriebsnummern-Service
66088 Saarbrücken

Telefon: 0800 4 5555 20
Telefax: 0681 988429-1300

E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Zum >> Online Antrag der Agentur für Arbeit zur Beantragung einer Betriebsnummer


Nach ca. drei Arbeitstagen ist die neu vergebene Betriebsnummer auch bei den deutschen Sozialversicherungsträgern bekannt. Wir empfehlen daher drei Tage zu warten, bis die erste Meldung zur Sozialversicherung übermittelt wird.



Schritt 2 - Meldung zur Sozialversicherung

Mit der Meldung zur Sozialversicherung teilt der Arbeitgeber der Krankenkasse den Beschäftigungsbeginn mit und übermittelt bestimmte Angaben zur beschäftigten Person und zur Beschäftigung. Bitte fragen Sie Ihren Arbeitnehmer, welche deutsche Krankenkasse er gewählt hat.

Die Angaben zur Person sollten aus amtlichen Dokumenten des Beschäftigten entnommen werden, wie zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis. Hat der Beschäftigte noch keine Sozialversicherungsnummer, weil er beispielsweise noch nie beschäftigt war, sind in der Meldung weitere Angaben zu seiner Person nötig (Geburtsort, Geburtsname und Geburtsdatum).

Die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgt durch elektronische Datenübertragung. Hierzu steht Ihnen neben Lösungen zur Übermittlung von Daten aus Lohnabrechnungsprogrammen die kostenfreie Software sv.net zur Verfügung.

Für die Anmeldung benötigen Sie einen Tätigkeitsschlüssel. Weitere Informationen zum Tätigkeitsschlüssel finden Sie hier.

Auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit kann der Tätigkeitsschlüssel online ermittelt werden.



Schritt 3 - Beitragszahlung

Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehört es, für jeden Arbeitnehmer das beitragspflichtige Arbeitsentgelt zu ermitteln und daraus die Beiträge zu berechnen.

Beitragsnachweis
Mit dem Beitragsnachweis teilt der Arbeitgeber vor dem Zahlungstermin die Summe der Abgaben mit, die er insgesamt für alle Arbeitnehmer für einen Monat zahlen wird. Die Angaben werden also nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag erfasst. Die Summe der Abgaben setzt sich dabei aus den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie den Abgaben Arbeitgeberversicherung und Insolvenzgeldumlage zusammen.

Der Beitragsnachweis muss - wie die Meldungen zur Sozialversicherung - mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen (Software sv.net) übermittelt werden.

Beitragszahlung
Die Beiträge müssen spätestens am Fälligkeitstag bei der Knappschaft eingegangen sein.

Die einfachste und bequemste Art der Beitragszahlung ist, der Knappschaft ein SEPA-Basislastschriftmandat zu erteilen. So ist gewährleistet, dass die Beiträge fristgerecht abgebucht werden. Sollten Sie sich für dieses Verfahren entscheiden, bitten wir Sie, uns ein ausgefülltes SEPA-Basislastschriftmandat zurückzusenden bzw. zu faxen.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Ihre Beiträge auf eines unserer Konten zu überweisen. Bitte beachten Sie, dass Überweisungen aus dem Ausland etwas Zeit in Anspruch nehmen können und berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Überweisung. Bei nicht pünktlicher Zahlung sind wir gesetzlich verpflichtet, Säumniszuschläge zu erheben.

Falls Sie das Überweisungsverfahren nutzen möchten bitten wir Sie, im Verwendungszweck im Anschluss an Ihre achtstellige Betriebsnummer die Kennzeichen „FKAG“ bei Zahlungen für versicherungspflichtige Beschäftigte und „FKMJ“ bei Zahlungen für Minijobber einzutragen.

Beispiel:
„12345678FKAG“bei Zahlungen für versicherungspflichtige Beschäftigte
„12345678FKMJ“bei Zahlungen für Minijobber


Jahresmeldung

Für jeden am 31. Dezember eines Jahres versicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des folgenden Jahres, eine Jahresmeldung zu erstatten.

Mit der Jahresmeldung teilt der Arbeitgeber der Krankenkasse den Jahresverdienst des Arbeitnehmers mit, der der Beitragsberechnung zugrunde gelegt wurde. Dieser Wert wird von der Krankenkasse an den für den Arbeitnehmer zuständigen Rentenversicherungsträger weitergeleitet und wird später der Rentenberechnung zugrunde gelegt.

Die Jahresmeldung kann ebenfalls mit der Software sv.net erfolgen.

Unfallversicherung

Bitte beachten Sie, dass Beschäftigte in Deutschland kraft Gesetzes in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sind, Ausnahmen hiervon bestehen nur in Sonderfällen. Dass das Unternehmen seinen Sitz im Ausland hat, ist für den Versicherungsschutz der in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmer unerheblich.

Damit die Unfallversicherungsträger ihre Aufgaben wahrnehmen können, haben sich alle Unternehmen beim zuständigen Unfallversicherungsträger anzumelden. Dies gilt auch für Unternehmen, die keinen Sitz in Deutschland haben, aber in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter >> Informationen für ausländische Unternehmen auf der Internetseite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) oder unter der Rufnummer 0800 / 60 50 40 4. Anfragen können auch per E-Mail an: info@dguv.de gerichtet werden.

Beitragszahlung durch den Arbeitnehmer

Arbeitgeber, die in Deutschland Arbeitnehmer beschäftigten, selbst jedoch keine Niederlassung in Deutschland haben, können mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser für seinen Arbeitgeber das deutsche Melde- und Beitragsverfahren übernimmt.

In der Folge ist nun der Arbeitnehmer für die Erstellung der Meldungen zur Sozialversicherung, die Einreichung der Beitragsnachweise und die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags verantwortlich. Der Arbeitgeber zahlt ihm hierfür den Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit dem Arbeitsentgelt aus.

Eine solche Vereinbarung nach Artikel 21 Absatz 2 VO (EG) 987/09 sollte schriftlich festgehalten werden, z. B. durch Verwendung der hier hinterlegten Datei ist nicht barrierefrei  Mustervereinbarung (PDF/22 KB). Der Arbeitgeber muss die zuständige Krankenkasse über die getroffene Vereinbarung informieren.

Bitte berücksichtigen Sie, dass es sich hierbei jedoch nur um eine administrative Erleichterung handelt. Die Auszahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags an den Arbeitnehmer, hat keine befreiende Wirkung für den Arbeitgeber.

Für die Erfüllung der Zahlungspflicht des Arbeitnehmers gegenüber der Krankenkasse haftet weiterhin, auch bei einer nach Artikel 21 Absatz 2 VO (EG) 987/09 wirksam zustande gekommenen Vereinbarung, der Arbeitgeber wie ein selbstschuldnerischer Bürge.

Kontakt

Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns einfach an. Wir beraten und unterstützen Sie gerne.

Gerne vereinbaren wir individuell, wie wir Ihnen bei der Abwicklung des deutschen Melde- und Beitragsverfahrens behilflich sein können.

Knappschaft
45115 Essen

Telefon: 0355 2902-70799
montags bis freitags von 7:00 bis 17:00 Uhr

E-Mail: melde-beitragswesen@kbs.de

Bitte geben Sie bei der Kontaktaufnahme Ihre Betriebsnummer an, sofern für Ihr Unternehmen bereits eine Betriebsnummer vergeben wurde.




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